Gesamtablauf eines staatlichen Projekts: von der Initiierung bis Ausschreibung und Vertragsabschluss

Staatliche Investitionsprojekte durchlaufen einen strengen, standardisierten Prozess, um den wissenschaftlichen, effizienten und rechtskonformen Einsatz öffentlicher Gelder zu gewährleisten. Der Gesamtprozess lässt sich in drei Kernphasen gliedern: Entscheidung und Projektstart, Vorbereitung und Planung, Beschaffung und Ausschreibung.

I. Phase Entscheidung & Projektstart: „Warum machen?“ und „Sollen wir machen?“

Ziel dieser Phase ist es, auf Makroebene die Notwendigkeit und Machbarkeit des Projekts nachzuweisen und am Ende die formelle Projektgenehmigung zu erhalten.

1. Projektvorschlag (Vor-Feasibility-Study)

   • Kernziel: die Notwendigkeit des Projekts belegen und die Genehmigung vorantreiben.
   • Wichtigster Inhalt: Darstellung von Hintergrund, Notwendigkeit und Nutzen, geplanter Standort und Umfang, vorläufiges Baukonzept, grobe Investitionsschätzung und Finanzierungsplan, erste Analyse des sozialen Nutzens.
   • Zentrales Ergebnis: den Projektvorschlag erstellen und zur Genehmigung bei der Entwicklungs- und Reformbehörde einreichen. Die Investition ist hier eine Grobschätzung, um Richtung und Größenordnung festzulegen.

2. Machbarkeitsstudie

   • Kernziel: systematisch beantworten, ob das Projekt investitionswürdig ist und wie es umzusetzen ist, als Basis für die Investitionsentscheidung.
   • Wichtigster Inhalt: gemäß „Allgemeine Leitlinie für Machbarkeitsstudienberichte staatlicher Investitionsprojekte“ eine Tiefenanalyse zu Bedarf, Ressourcensicherung, technischen Lösungen, technischer Realisierbarkeit, Betriebsmodell, finanzieller Tragfähigkeit, Umweltauswirkungen, sozialer Stabilität und Risikosteuerung durchführen.
   • Zentrales Ergebnis: den Machbarkeitsstudienbericht fertigstellen und von der Entwicklungs- und Reformbehörde genehmigen lassen. In der Regel prüft das Finanzressort die Investitionsschätzung zusätzlich.

3. Projektgenehmigung

   • Kernziel: die „Geburtsurkunde“ des Projekts erhalten und es offiziell festschreiben.
   • Wichtigster Inhalt: die Entwicklungs- und Reformbehörde prüft den Machbarkeitsbericht und bewertet vor allem die Angemessenheit des Baukonzepts und der Investitionsschätzung.
   • Zentrales Ergebnis: den Genehmigungsbescheid zum Machbarkeitsbericht erhalten. Bei Projekten mit geringem Gesamtinvest oder bereits in Plänen enthaltenen Vorhaben kann das Verfahren vereinfacht werden.

II. Phase Vorbereitung & Planung: „Wie umsetzen?“ und „Was kostet es?“

In dieser Phase wird das genehmigte Gesamtkonzept in umsetzbare technische Unterlagen und Kostengrundlagen übersetzt – unter strikter Einhaltung des Investitionskontrollprinzips.

1. Vorentwurf

   • Kernziel: die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie konkretisieren und den Gesamtentwurf sowie die zentrale Basis der Investitionskontrolle – den Kostenrahmen erstellen.
   • Wichtigster Inhalt: Entwurfsbeschreibung, fachspezifische Pläne, Liste wichtiger Geräte und Materialien sowie der Kostenrahmen.
   • Zentrales Ergebnis: Vorentwurf und Kostenrahmen fertigstellen und von der Entwicklungs- und Reformbehörde genehmigen lassen. Der Gesamtbetrag des Kostenrahmens darf den genehmigten Wert der Machbarkeitsstudie um höchstens 10 % übersteigen; andernfalls muss die Machbarkeitsstudie neu eingereicht werden.

2. Ausführungsplanung und Budget

   • Kernziel: detaillierte, baufähige Pläne liefern und präzise Kostendokumente erstellen.
   • Wichtigster Inhalt: auf Basis des Vorentwurfs detaillierte Ausführungspläne erstellen und durch eine unabhängige Prüfbehörde freigeben lassen. Anschließend anhand der geprüften Pläne das Leistungsverzeichnis und das Ausführungsbudget erstellen.
   • Zentrales Ergebnis: das Prüfprotokoll der Ausführungspläne erhalten sowie das Ausführungsbudget fertigstellen und prüfen. Das Ausführungsbudget muss innerhalb des genehmigten Kostenrahmens bleiben.

III. Phase Beschaffung & Ausschreibung: „Wer setzt um?“ und „Zu welchen Bedingungen?“

Diese Phase wählt den Ausführenden über fairen, offenen und transparenten Wettbewerb aus und klärt Rechte und Pflichten der Vertragsparteien.

1. Ausschreibungsvorbereitung

   • Kernziel: alle Vorarbeiten vor dem Start der Ausschreibung abschließen.
   • Wichtigster Inhalt: Wahl der Vergabeart (Standard: öffentliche Ausschreibung) und Erstellung vollständiger Ausschreibungsunterlagen mit technischen Anforderungen, Eignungskriterien, Bewertungsmethoden und zentralen Vertragsklauseln.

2. Bekanntmachung und Ausgabe der Unterlagen

   • Kernziel: Informationen auf gesetzlichen Plattformen veröffentlichen, um Bieter anzuziehen.
   • Wichtigster Inhalt: Ausschreibungsbekanntmachung auf offiziellen Medien (z. B. Plattformen der Vergabezentren) veröffentlichen und Unterlagen ausgeben. Bei ausschreibungspflichtigen Projekten müssen zwischen Erstveröffentlichung der Unterlagen und dem Einreichungsschluss mindestens 20 Tage liegen.

3. Angebotseröffnung und Bewertung

   • Kernziel: Angebote öffentlich öffnen und die besten Kandidaten auswählen.
   • Wichtigster Inhalt: Angebotseröffnung zum in den Unterlagen festgelegten Zeitpunkt und Ort. Ein gesetzeskonformes Bewertungsgremium prüft die Angebote anhand der veröffentlichten Kriterien und Methoden und empfiehlt den Zuschlagsempfänger.

4. Zuschlag und Vertragsunterzeichnung

   • Kernziel: den Sieger bestätigen und den Vertrag abschließen.
   • Wichtigster Inhalt: der Auftraggeber bestimmt auf Basis des schriftlichen Bewertungsberichts den Sieger und macht das Ergebnis öffentlich. Nach einer einwandfreien Bekanntmachungsfrist erhält der Sieger die Zuschlagsmitteilung. Binnen 30 Tagen nach Zustellung der Zuschlagsmitteilung müssen beide Parteien den schriftlichen Vertrag gemäß Ausschreibungsunterlagen und Siegerangebot unterzeichnen.

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Phase	Kernschritt	Ziele & Ergebnisse	Verantwortlich/federführend	Zentrale Kontrollpunkte
Entscheidung & Projektstart	Projektvorschlag	Ziel: Notwendigkeit belegen, Genehmigung anstoßen Ergebnis: Projektvorschlag + Genehmigung	Erstellt durch Auftraggeber; genehmigt von Entwicklungs- & Reformbehörde	Investition als Grobschätzung; Fokus auf „Notwendigkeit“
	Machbarkeitsstudie	Ziel: Machbarkeit belegen, Entscheidung stützen Ergebnis: Machbarkeitsstudienbericht + Genehmigung	Auftraggeber erstellt; Entwicklungs- & Reformbehörde genehmigt (Finanzprüfung)	Systemanalyse; Investition geschätzt; Fokus „lohnt es sich“
	Projektgenehmigung	Ziel: Projekt offiziell festschreiben Ergebnis: Genehmigungsbescheid zum Machbarkeitsbericht	Entwicklungs- & Reformbehörde	Bestätigung von Konzept und Investitionsschätzung
Vorbereitung & Planung	Vorentwurf	Ziel: Konzept konkretisieren; Kostenrahmen fixieren Ergebnis: Vorentwurf & Kostenrahmen + Genehmigung	Auftraggeber (Planer); Genehmigung durch Entwicklungs- & Reformbehörde	Kostenrahmen max. +10 % zur Machbarkeitsstudie
	Ausführungsplanung & Budget	Ziel: Detailpläne liefern; Budget festlegen Ergebnis: Prüfprotokoll Ausführungspläne, Ausführungsbudget	Auftraggeber (Planung/Kosten)	Budget innerhalb des Kostenrahmens
Beschaffung & Ausschreibung	Vorbereitung	Ziel: Ausschreibungsunterlagen und Vorbereitung abschließen Ergebnis: Ausschreibungsunterlagen	Auftraggeber/Vergabestelle	Technische Anforderungen, Bewertungsregeln, Vertragsklauseln klären
	Bekanntmachung	Ziel: Info veröffentlichen, Bieter anziehen Ergebnis: Ausschreibungsbekanntmachung	Auftraggeber/Vergabezentrum	Mind. 20 Tage von Veröffentlichung bis Abgabefrist
	Angebotseröffnung & Bewertung	Ziel: Öffentliche Bewertung; Kandidaten empfehlen Ergebnis: Bewertungsbericht, Kandidatenbekanntgabe	Bewertungsgremium	Rechtskonformer Ablauf, faire Bewertung, Transparenz
	Zuschlag & Vertrag	Ziel: Sieger bestätigen, Vertrag schließen Ergebnis: Zuschlagsmitteilung, Vertrag	Auftraggeber, Sieger	Vertrag binnen 30 Tagen, keine Aufsplittung der Vergabe

Leitprinzipien im gesamten Prozess:

• Investitionskontrolle: „Schätzung steuert Kostenrahmen, Kostenrahmen steuert Budget, Budget steuert Schlussrechnung.“ Das ist eiserne Regel im staatlichen Projektmanagement; Überschreitungen erfordern strenge Genehmigungen.
• Steuerung von Planänderungen: Änderungen im Bau müssen streng genehmigt werden; der Gesamtänderungsbetrag ist meist auf einen Prozentsatz des Vertragswerts (z. B. 10 %) begrenzt, um Kosten ausufern zu vermeiden.
• Compliance-Prinzip: Der gesamte Prozess muss Gesetze wie die Verordnung über staatliche Investitionen, das Vergabe- und Ausschreibungsgesetz und das Gesetz über die öffentliche Beschaffung strikt einhalten.

Veröffentlicht am: 17. Nov. 2025 · Geändert am: 18. Nov. 2025